Stell dir vor, du hast ein tonnenschweres Gewicht über deinem Kopf – ja, genau wie in den guten alten Cartoon-Filmen. Nur dass dieses Gewicht aus unerledigten Aufgaben besteht, die alle gleichzeitig deine Aufmerksamkeit fordern. Klingt stressig, oder? Aber keine Panik! In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du den riesigen Berg an Aufgaben in den Griff bekommst und fokussiert bleibst. So kannst du den Tag entspannter angehen – ganz ohne Angst vor herabfallenden Gewichten.
Warum Priorisierung wichtig ist
Ein Leben ohne Priorisierung ist wie ein All-you-can-eat-Buffet ohne Teller: chaotisch und unappetitlich. Mit der richtigen Priorisierung schaffst du nicht nur Ordnung in deinem Leben, sondern sparst auch Zeit, reduzierst Stress und erzielst bessere Ergebnisse. Schließlich möchtest du nicht in einem Meer aus unerledigten Aufgaben ertrinken, während du verzweifelt nach dem rettenden Priorisierungs-Strand suchst.
Ohne Zeitmanagement.
Ohne mich.
Also – hier kommen die besten Tipps für deine To-Do-Liste.
Methoden zur Identifizierung wichtiger Aufgaben
Die Eisenhower-Matrix:
Die Eisenhower-Matrix ist wie ein Kompass für die Priorisierungswelt. Sie hilft dir, Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit einzuteilen. So entstehen vier Kategorien: dringend und wichtig, dringend aber nicht wichtig, wichtig aber nicht dringend, und weder dringend noch wichtig. Mit dieser Methode behältst du den Überblick und weißt immer, welche Aufgabe als Nächstes auf dem Plan steht.
Anna ist eine Marketing-Expertin, die für ein aufstrebendes Startup arbeitet. Sie hat viele verschiedene Aufgaben, die sie täglich erledigen muss. Um ihre Produktivität zu steigern, hat sie beschlossen, die Eisenhower-Matrix zu verwenden, um ihre To-Dos zu priorisieren. Die Matrix hilft ihr, Aufgaben in vier verschiedene Kategorien einzuteilen: dringend und wichtig, wichtig aber nicht dringend, dringend aber nicht wichtig und weder dringend noch wichtig.
- Dringend und wichtig (Q1): Dringende & wichtige Aufgaben müssen sofort erledigt werden, da sie sowohl dringend als auch wichtig sind.
- Heute noch einen Bericht über die Performance der Social-Media-Kampagne erstellen und an das Team senden
- Eine wichtige Kundenpräsentation für morgen vorbereiten
- Wichtig, aber nicht dringend (Q2): Diese Aufgaben sind zwar wichtig, müssen aber nicht sofort erledigt werden. Anna sollte sich Zeit nehmen, um diese Aufgaben sorgfältig zu planen und umzusetzen.
- Recherche und Planung für eine bevorstehende Marketingstrategie
- Ein Meeting mit dem Vertriebsteam organisieren, um zukünftige Kampagnen zu besprechen
- Erstellen eines Redaktionsplans für das Firmenblog für das nächste Quartal
- Dringend, aber nicht wichtig (Q3): Diese Aufgaben sind dringend, aber nicht unbedingt wichtig. Anna kann diese Aufgaben delegieren oder schnell erledigen, um sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
- E-Mails beantworten, die heute eingegangen sind
- Die Anmeldung für eine bevorstehende Marketing-Konferenz abschließen
- Die Druckerei anrufen, um den Status der neuen Flyer zu überprüfen
- Weder dringend noch wichtig (Q4): Diese Aufgaben sind weder dringend noch wichtig und sollten daher in der Prioritätenliste ganz unten stehen. Anna kann diese Aufgaben verschieben oder eliminieren, wenn sie wenig bis keinen Wert für das Unternehmen haben.
- eine interessante, aber nicht relevante Marketingstudie lesen
- Die Organisation der Ablage auf dem Computer verbessern
- Persönliche Social-Media-Profile aktualisieren
Die ABC-Methode:
Du hast sicher schon mal von der ABC-Methode gehört, oder? Dabei ordnest du jeder Aufgabe einen Buchstaben von A bis C zu – A für die wichtigsten, B für die mittelwichtigen und C für die unwichtigsten Aufgaben. Falls du noch mehr Struktur benötigst, kannst du innerhalb jeder Kategorie auch noch Zahlen vergeben. So entsteht eine Prioritätenliste, die aussieht wie ein geordnetes Alphabet-Chaos.
A: Höchste Priorität
- Heute noch einen Bericht über die Performance der Social-Media-Kampagne erstellen und an das Team senden (A1)
- Eine wichtige Kundenpräsentation für morgen vorbereiten (A2)
B: Mittlere Priorität
- Recherche und Planung für eine bevorstehende Marketingstrategie (B1)
- Erstellen eines Redaktionsplans für das Firmenblog für das nächste Quartal (B2)
- Ein Meeting mit dem Vertriebsteam organisieren, um zukünftige Kampagnen zu besprechen (B3)
- E-Mails beantworten, die heute eingegangen sind (B4)
C: Niedrigste Priorität
- Die Anmeldung für eine bevorstehende Marketing-Konferenz abschließen (C1)
- Die Druckerei anrufen, um den Status der neuen Flyer zu überprüfen (C2)
- Eine interessante, aber nicht relevante Marketingstudie lesen (C3)
- Die Organisation der Ablage auf dem Computer verbessern (C4)
- Persönliche Social-Media-Profile aktualisieren (C5)
Die Ivy-Lee-Methode:
Die Ivy-Lee-Methode ist älter als das Internet, aber immer noch topaktuell. Dabei erstellst du am Ende jeden Tages eine Liste mit den sechs wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag. Am nächsten Morgen beginnst du mit der ersten Aufgabe und arbeitest dich durch die Liste. Was du nicht schaffst, wandert automatisch auf die Liste für den nächsten Tag. So wird das Aufschieben von Aufgaben zum Relikt der Vergangenheit.
Wie Anna die Beispiele in der Ivy-Lee-Methode angehen würde?
- Eine wichtige Kundenpräsentation für morgen vorbereiten
- Heute noch einen Bericht über die Performance der Social-Media-Kampagne erstellen und an das Team senden
- Recherche und Planung für eine bevorstehende Marketingstrategie
- Erstellen eines Redaktionsplans für das Firmenblog für das nächste Quartal
- Ein Meeting mit dem Vertriebsteam organisieren, um zukünftige Kampagnen zu besprechen
- E-Mails beantworten, die heute eingegangen sind
Fokus bewahren: So bleibst du auf Kurs:
Genau wie für die Priorisierung, gibt es auch für den Fokus Tools & System die dich nach vorne bringen.
Die Pomodoro-Technik:
Die Pomodoro-Technik ist nach der Tomatenküchenuhr benannt, die ihren Erfinder bei der Arbeit begleitete. Die Idee ist simpel: Du arbeitest 25 Minuten konzentriert an einer Aufgabe und machst dann eine fünfminütige Pause. Nach vier solcher „Pomodori“ gönnst du dir eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten. Diese Methode hilft dir, deinen Fokus zu halten und gleichzeitig regelmäßige Pausen einzulegen. Denn wer will schon wie ein aufgezogenes Duracell-Häschen durch den Tag hetzen?
Das Pareto-Prinzip:
Das Pareto-Prinzip, auch bekannt als 80/20-Regel, besagt, dass 80% der Ergebnisse aus 20% der eingesetzten Ressourcen stammen. Im Klartext: Konzentriere dich auf die 20% der Aufgaben, die 80% der Ergebnisse bringen. So vermeidest du, dass du dich in unwichtigen Details verlierst und nutzt deine Zeit effektiver. Keine Sorge, das bedeutet nicht, dass du die restlichen 80% der Aufgaben ignorieren sollst – aber sie haben eben nicht die höchste Priorität. Denk einfach an die berühmte Weisheit: „Perfektion ist der Feind des Guten.“
Wie du nicht nur etwas – sondern das richtige erledigt bekommst:
Priorisierung ist der Schlüssel zu einem effektiven und entspannten Arbeitsalltag. Mit den vorgestellten Methoden wie der Eisenhower-Matrix, der ABC-Methode und der Ivy-Lee-Methode behältst du den Überblick und fokussierst dich auf das Wesentliche. Die Pomodoro-Technik und das Pareto-Prinzip unterstützen dich dabei, fokussiert zu bleiben und deine Zeit optimal zu nutzen. So bist du bestens gerüstet, um den täglichen Herausforderungen im Bereich New Work, Lifelong Learning und Selbstmanagement die Stirn zu bieten – und das, ohne den Humor zu verlieren.
Jetzt bist du dran: Leg los, probiere diese Methoden aus und finde heraus, welche am besten zu dir passen. Denn wie ein altes Sprichwort sagt: „Wer die Prioritäten im Griff hat, hat das Leben im Griff.“
Die richtigen Bücher für mehr Fokus & bessere Priorisierung:
„Die Kunst des klaren Denkens“ von Rolf Dobelli
Dieses Buch ist eine Sammlung von 99 Denkfehlern, die uns in unserem täglichen Leben und bei der Arbeit beeinflussen. Dobelli zeigt auf, wie wir diese Denkfehler erkennen und vermeiden können, um fokussierter und effizienter bei der Priorisierung unserer Aufgaben zu werden. Witzig, prägnant und lehrreich – ein Muss für alle, die ihre Denkprozesse optimieren wollen.
„Essentialismus: Die konsequente Suche nach Weniger“ von Greg McKeown
Greg McKeown zeigt in diesem Buch die Prinzipien des Essentialismus auf – einer Denkweise, die auf die Reduzierung von allem Unwichtigen abzielt. Der Autor gibt praktische Ratschläge, wie man herausfindet, was wirklich zählt, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Dabei hilft er dir, den Fokus auf deine Prioritäten zu legen und unnötige Aufgaben und Ablenkungen zu eliminieren.
„Eat That Frog!: 21 Wege, um seine Aufgaben effektiv zu erledigen“ von Brian Tracy
In „Eat That Frog!“ gibt Brian Tracy 21 praktische und leicht umsetzbare Strategien, um Aufgaben effektiver zu erledigen und Prioritäten besser zu setzen. Der Titel bezieht sich auf Mark Twains Zitat, dass man jeden Morgen als erstes einen lebenden Frosch essen sollte, um den unangenehmsten Teil des Tages hinter sich zu bringen. Tracy zeigt, wie man diese Philosophie auf die Arbeitswelt anwendet, um mit mehr Freude und Erfolg seine Aufgaben zu bewältigen.
